Microsoft 365 Migration: Checkliste für kleine Unternehmen

Die Umstellung auf Microsoft 365 ist für viele kleine und mittlere Unternehmen ein wichtiger Schritt in Richtung moderne IT. Doch ohne klare Planung kann die Migration schnell chaotisch werden: E-Mails gehen verloren, Mitarbeiter können nicht arbeiten, oder wichtige Daten werden nicht korrekt übertragen. Als IT-Dienstleister in Berlin haben wir dutzende Microsoft 365 Migrationen begleitet — vom Zwei-Personen-Büro bis zum Mittelständler mit 80 Postfächern. Aus dieser Erfahrung haben wir eine praxiserprobte Checkliste zusammengestellt, die wir bei jeder Migration als Grundlage verwenden. Diese Checkliste richtet sich an Geschäftsführer und IT-Verantwortliche in kleinen Unternehmen, die eine Migration planen oder einen IT-Dienstleister mit der Durchführung beauftragen möchten. Sie hilft Ihnen, die richtigen Fragen zu stellen und typische Fallstricke zu vermeiden.

Bevor Sie mit der Migration beginnen, brauchen Sie ein vollständiges Bild Ihrer aktuellen IT-Umgebung. Dieser Schritt wird häufig unterschätzt, ist aber entscheidend für eine reibungslose Umstellung. Folgende Fragen sollten Sie beantworten können: • Wie viele E-Mail-Postfächer gibt es und wie groß sind sie? Postfächer mit 20 GB oder mehr benötigen deutlich längere Migrationszeiten. • Welche Dienste werden aktuell genutzt? E-Mail, Kalender, Kontakte, gemeinsame Dateien, Intranet? • Gibt es einen lokalen Exchange-Server, einen gehosteten Exchange, oder nutzen Sie IMAP/POP3 bei einem Provider? • Welche Domains sind im Einsatz? Haben Sie mehrere E-Mail-Domains oder Alias-Adressen? • Gibt es gemeinsam genutzte Postfächer, Verteilerlisten oder Raumpostfächer? • Nutzen Mitarbeiter lokale Outlook-Archive (PST-Dateien), die ebenfalls migriert werden müssen? Erstellen Sie eine Übersicht aller Postfächer mit Name, E-Mail-Adresse, aktuellem Speicherverbrauch und Besonderheiten. Diese Liste wird während der gesamten Migration Ihr wichtigstes Arbeitsdokument.

Wählen Sie die passenden Microsoft 365 Lizenzen für Ihre Anforderungen. Die gängigsten Optionen für KMU: • Microsoft 365 Business Basic: E-Mail, Teams, OneDrive und Web-Versionen der Office-Apps. Ideal, wenn Ihre Mitarbeiter bereits Office-Lizenzen haben oder hauptsächlich im Browser arbeiten. • Microsoft 365 Business Standard: Wie Basic, plus vollwertige Desktop-Versionen von Word, Excel, PowerPoint und Outlook. Die meistgewählte Option für KMU. • Microsoft 365 Business Premium: Wie Standard, plus erweiterte Sicherheitsfunktionen (Intune, Azure AD P1, Defender). Empfehlenswert für Unternehmen mit erhöhten Sicherheitsanforderungen. Planen Sie den Migrationszeitpunkt sorgfältig. Idealerweise am Wochenende oder an einem Brückentag, damit DNS-Änderungen propagieren können, ohne den Geschäftsbetrieb zu stören. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter mindestens zwei Wochen vorher über den geplanten Termin und was sich für sie ändert.

Die DNS-Konfiguration ist technisch der kritischste Teil der Migration. Hier entscheidet sich, ob E-Mails zuverlässig ankommen und ob Sicherheitsmechanismen greifen. Folgende DNS-Einträge müssen konfiguriert werden: • MX-Record: Leitet eingehende E-Mails an Microsoft 365 weiter. Dies ist der Moment, ab dem E-Mails nicht mehr beim alten Provider ankommen. • SPF-Record: Definiert, welche Server im Namen Ihrer Domain E-Mails versenden dürfen. Verhindert, dass Ihre Domain für Spam missbraucht wird. • DKIM-Einträge: Digitale Signatur für ausgehende E-Mails. Empfänger können verifizieren, dass die E-Mail tatsächlich von Ihnen stammt. • DMARC-Record: Definiert, was passieren soll, wenn SPF oder DKIM fehlschlagen. Schützt Ihre Domain vor Spoofing. • Autodiscover-Eintrag: Ermöglicht die automatische Konfiguration von Outlook — Mitarbeiter müssen nur ihre E-Mail-Adresse und ihr Passwort eingeben. Wichtig: Notieren Sie vor jeder Änderung die aktuellen DNS-Einträge, damit Sie im Notfall zurückrollen können. DNS-Änderungen benötigen je nach Provider zwischen 15 Minuten und 48 Stunden zur Propagierung.

Je nach Ausgangssituation gibt es verschiedene Migrationswege: • IMAP-Migration: Für einfache E-Mail-Postfächer bei Hostern wie IONOS, Strato oder All-Inkl. Microsoft bietet dafür ein integriertes Tool im Admin Center. Kalender und Kontakte werden dabei allerdings nicht automatisch migriert. • Cutover-Migration: Für kleine Exchange-Umgebungen (bis ca. 150 Postfächer). Alle Postfächer werden in einem Durchgang migriert. • Staged/Hybrid-Migration: Für größere Organisationen, bei denen eine schrittweise Migration erforderlich ist. Unser bewährtes Vorgehen: 1. Testmigration: Zuerst ein einzelnes Postfach migrieren und gründlich testen. 2. Pilotgruppe: 3—5 Mitarbeiter migrieren und im Alltag testen lassen. 3. Hauptmigration: Alle verbleibenden Postfächer migrieren. 4. DNS-Umstellung: MX-Record auf Microsoft 365 umstellen. 5. Nachkontrolle: Alle Postfächer prüfen, Testmails senden und empfangen. Planen Sie für die reine Datenmigration je nach Postfachgröße 1–3 Tage ein. Die DNS-Umstellung erfolgt erst, wenn alle Daten erfolgreich übertragen wurden.

Die beste technische Migration nützt nichts, wenn Ihre Mitarbeiter nicht wissen, wie sie die neuen Tools nutzen. Planen Sie mindestens eine kurze Einführung für: • Outlook: Neues Erscheinungsbild, Shared Mailboxes, Kalenderfreigaben • Teams: Grundlagen der Kommunikation, Chat vs. Kanäle, Videokonferenzen • OneDrive und SharePoint: Dateien in der Cloud speichern und teilen, Versionierung • Mobile Einrichtung: Outlook-App auf Smartphones und Tablets Erstellen Sie außerdem eine kurze Anleitung mit den wichtigsten Schritten, die Mitarbeiter am ersten Tag nach der Migration durchführen müssen (z.B. neues Passwort setzen, Outlook neu einrichten, Teams installieren).

Die Migration ist abgeschlossen, alle E-Mails fließen — aber es gibt noch einiges zu tun: • Alte Postfächer beim bisherigen Provider nach einer Übergangszeit von 4–8 Wochen kündigen • Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) für alle Benutzer aktivieren — das ist der wichtigste einzelne Sicherheitsschritt • Backup-Lösung für Microsoft 365 einrichten — Microsoft sichert Ihre Daten nicht automatisch langfristig • Conditional Access Policies konfigurieren, falls Business Premium genutzt wird • Regelmäßige Überprüfung der Lizenznutzung und -kosten Eine gut geplante Microsoft 365 Migration dauert in der Regel 2—4 Wochen und läuft für die Mitarbeiter nahezu unterbrechungsfrei. Wenn Sie Unterstützung bei der Planung oder Durchführung benötigen, stehen wir Ihnen als erfahrener Microsoft-Partner gerne zur Seite.